El Hospital Universitario Reina Sofía ha puesto en marcha un innovador sistema de seguimiento de los medicamentos que son elaborados por los profesionales de la Unidad de Farmacia del centro, denominado TTPharmacy (Track and Trace Pharmacy). Se trata de la primera herramienta informática que existe en el país, ya que en el resto de hospitales los métodos de control del recorrido del medicamento son manuales o inexistentes.
Gracias a su puesta en marcha, el hospital mejora el servicio de dispensación de medicamentos a los ocho edificios que componen el complejo hospitalario, además de a los 20 centros de salud y al centro sociosanitario a los que también nutre a diario. Según ha explicado la delegada de Salud y Familias, María Jesús Botella, “hablamos de una mejora muy importante sobre un gran volumen de actividad diaria, ya que el servicio de Farmacia es transversal al resto de unidades del hospital”.
Concretamente, los profesionales de la Unidad de Farmacia preparan al año más de 36.500 medicamentos citostáticos, se realizan 4.300 nutriciones parenterales personalizadas y se elaboran más de 8.400 medicamentos personalizados (mezclas intravenosas). Todo este arsenal se fabrica en las cinco salas blancas existentes en el servicio, unos espacios que cumplen la máxima exigencia para elaboración de preparados (condiciones de esterilidad y presión que se establecen en función del producto a preparar). Además, el servicio atiende más de 41.600 pedidos de 323 puntos de entrega diferentes, distribuidos entre hospitalización, quirófanos, hospitales de día y centros de salud de atención primaria, entre otras actividades.
Este innovador servicio es posible gracias al trabajo colaborativo de farmacéuticos y profesionales de informática, enfermería, técnicos de farmacia y servicio móvil, que ha permitido ya obtener los primeros resultados de mejora. Hasta llegar a este punto, según destaca el director de la Unidad de Farmacia Hospitalaria, José Ramón del Prado, “hemos trabajado durante muchos meses en el análisis de las diferentes fases del proceso de dispensación, para saber qué mejoras podríamos introducir y cómo hacer que todos esos cambios estuvieran integrados en los sistemas informáticos que ya manejábamos a nivel interno. No ha sido fácil pero el resultado es más que satisfactorio y creemos que es exportable a otros centros que lo consideren interesante”.
Ventajas
TTPharmacy, que comenzó a funcionar en febrero a pleno rendimiento, permite mejorar la seguridad y calidad del servicio de dispensación de fármacos, además de incrementar la comodidad de profesionales, ya que se evitan llamadas por motivos localización del pedido de los servicios asistenciales a la farmacia. Además, de forma indirecta, reporta también ventajas al paciente, que recibirá su dosis en el menor tiempo posible, acortando así el periodo de espera para recibir su tratamiento.
Se mejora principalmente la trazabilidad de los envíos, ya que permite consultar la situación de un pedido, la hora y usuarios implicados en la preparación, conocer cuántas unidades componen el envío, además de minimizar los errores de identificación del producto gracias a un sistema de etiquetado uniforme y más claro.
En esta línea, la directora gerente del hospital, Valle García, ha destacado las mejoras que aporta el sistema. La seguridad es un principio fundamental de la atención al paciente, y un punto crítico para la gestión de la calidad hospitalaria, mejorarla requiere una labor compleja que afecta a todo el sistema. En este sentido, “TTPharmacy contempla todos los escenarios, los protocoliza y genera avisos como una de sus principales ventajas. Concretamente, permite mejorar el funcionamiento y la seguridad del circuito mediante un sistema de alertas dirigido a minimizar los errores en la distribución y entrega de medicación, permitiendo que el error sea advertido y que los profesionales puedan actuar para su corrección en el mismo momento, anticipándose a que ocurra (errores en el lugar de entrega, condiciones de conservación, tiempo de entrega, etc), de forma que el riesgo de cometer un error humano es casi inexistente”.
La investigadora principal del proyecto, la farmacéutica del hospital Beatriz Isla ha destacado que “esta innovación ha sido posible gracias a la colaboración con ingenieros informáticos de la Universidad de Córdoba, y que el software cuenta con un Registro de Propiedad Intelectual”. Esta iniciativa ha sido premiada recientemente por la Sociedad Española de Farmacia Hospitalaria en su 64 Congreso Nacional, por su contribución al desarrollo en Farmacia Hospitalaria.
Funcionamiento
TTPharmacy permite la trazabilidad de todos los pedidos preparados en el servicio de Farmacia, monitorizando el envío desde la salida del servicio hasta la entrega en las unidades de destino, tanto para los pedidos ordinarios (reposición de stock), como para los casos de medicamentos elaborados de forma personalizada.
Así, una vez que el servicio de Farmacia recibe los pedidos comienza el proceso. Cada pedido puede estar formado por varias unidades y cada uno recibe su etiqueta inequívoca correspondiente, con un código de barras único. Una vez que el profesional del reparto llega a recoger el pedido, utiliza un dispositivo móvil para leer ese código. Con esa lectura, queda registrado en el sistema que ese medicamento ya ha salido de la farmacia y está en camino. Una vez que el profesional llega al punto de entrega (una planta de hospitalización, un centro de salud…) utiliza su dispositivo nuevamente para la lectura del código (NFC) existente en el punto de destino, registrando así la entrega (cada punto de entrega dispone de su propio código NFC).
La aplicación permite ser utilizada de forma simultánea. Así, por ejemplo, el profesional de Farmacia puede consultar dónde está el fármaco que ha elaborado, si ha sido entregado o está en reparto, al igual que podría hacer, en el mismo momento, la enfermera que ha realizado el pedido. El sistema establece tres estados: preparado, en reparto o recepcionado. Cada estado tiene un color asociado a fin de mejorar su visualización.
La aplicación ha sido diseñada al detalle y recoge todos los elementos del proceso y estableciendo el protocolo de actuación en cada momento, a fin de minimizar al máximo los errores. En este sentido, por ejemplo, los puntos de entrega han sido seleccionados por los profesionales de cada servicio y cada medicamento tiene adjudicado un tiempo medio de entrega máximo (siendo éste diferente en función del área en la que se ha generado) en el que se debe haber sido recepcionado.
Otro de los detalles de esta herramienta es que, si se supera este tiempo, la aplicación genera una señal de alarma tanto al receptor (profesional que espera recibir el fármaco), como al dispositivo móvil del repartidor. Igualmente, el sistema de alerta se activa si el fármaco ha sido entregado en un punto diferente al que tiene asignado.
