Si hay un tipo de documento que es conocido incluso para aquellas personas que no son especialmente expertas en temas de informática son los archivos PDF. Este formato sirve de base para establecer un estándar a la hora de compartir información con todo tipo de personas, hasta el punto de ser reconocido por la Organización Internacional de estandarización como un referente en dicho cometido.
Entre las ventajas que tienen estos documentos PDF se encuentra su polivalencia para ofrecer el contenido de la misma manera en cualquier tipo de dispositivo y bajo cualquier sistema operativo. Frente a otros documentos utilizados para almacenar texto, imágenes y publicaciones, un documento PDF se ve de la misma manera en un ordenador con Windows 10, en un móvil con Android o en un tablet con iOS como sistema operativo. La única y obvia diferencia será el tamaño de la pantalla, aunque el formato del documento se seguirá viendo igual, sin que se descuadren las tablas o la colocación de las imágenes en el diseño. Esta es la principal ventaja que tiene este formato.
Sin embargo, no todo es bueno cuando hablamos de un documento PDF, dado que generalmente no se pueden editar. Sí es cierto que aquellos PDF que han sido almacenados como formularios se pueden cumplimentar, imprimir o guardar con su contenido. Pero en caso de que queramos añadir comentarios, cambiar el orden de las páginas o eliminar algunas de ellas, no podremos hacerlo.
Afortunadamente, hay dos opciones para resolver este problema. Una de ellas es utilizar el editor Adobe Acrobat, que nos permite realizar todo tipo de modificaciones en cualquier documento PDF con comodidad. Eso sí, esta herramienta es de pago y si simplemente tenemos que hacer unas pequeñas modificaciones, tal vez la inversión no merezca la pena. En tal caso, nos resulta interesante la otra alternativa, que la encontramos en los editores de archivos PDF online. Estas herramientas suelen ser gratuitas y aunque no nos permiten realizar tantas modificaciones como el programa original que hemos mencionado, sí pueden ser una buena alternativa para realizar pequeñas modificaciones en los documentos. Para que las conozcas un poco mejor, te contamos todo lo que puedes hacer con uno de estos editores.
Eliminar páginas de un PDF
En caso de que tengas un documento PDF del que quieras eliminar una o varias páginas, puedes utilizar una de estas herramientas para hacerlo. Una vez que hayas cargado el documento en la web se presentarán en pantalla todas las páginas que forman parte del mismo. Solo te quedaría elegir qué página quieres eliminar del documento, si deseas reordenar las páginas restantes y descargar el resultado final.
Añadir páginas a un PDF
En paralelo al proceso anterior podemos realizar el inverso, añadiendo a un documento PDF aquellas páginas que consideremos necesarias. Esto resulta muy útil, por ejemplo, a la hora de añadir nuestro carnet de identidad a una solicitud online o para actualizar un catálogo de productos con las últimas novedades. Durante el proceso vamos a poder ordenar las páginas de la forma que más nos convenga, lo que nos ayudará a obtener un resultado adecuado conforme a nuestras necesidades
Reordenar las páginas del PDF
Tal como hemos comentado anteriormente, otra opción interesante que tenemos a nuestra disposición es la posibilidad de ordenar las páginas de un PDF conforme a nuestra preferencia. El proceso es el mismo que hemos comentado para el paso anterior, por lo que, una vez cargado el documento, obtendremos en pantalla las páginas que forman parte del mismo teniendo la posibilidad de arrastrarlas a la posición que queramos.
Firmar digitalmente un PDF
En ocasiones es necesario firmar un documento PDF para que tenga validez legal y acredite su contenido, a fin de que el mismo cumpla con todos los requisitos. Si, por ejemplo, presentamos una instancia ante una administración pública, esta deberá ir firmada por cuestiones de seguridad y eficiencia. A veces las plataformas online de la administración ya se encargan de solicitar la firma, pero en otras ocasiones puede ser conveniente mandar el PDF firmado. Para proceder no tenemos más que cargar el documento y realizar el procedimiento de firma siguiendo las instrucciones en pantalla.
Dividir y unir documentos PDF
En ocasiones puede ser interesante dividir un archivo PDF en varios fragmentos más pequeños, o, por el contrario, unir varios documentos PDF pequeños en uno más grande. Para entenderlo basta con mencionar un ejemplo como es un libro de texto. Si este libro es bastante grueso y queremos tener los capítulos por separado, no tendríamos más que abrir su versión PDF y dividir el documento por capítulos o por temas. Si tenemos los capítulos separados y queremos unificar el libro en un solo documento, también lo podríamos hacer con esta herramienta. En el primer caso, no tendríamos más que cargar el documento e ir eligiendo las páginas que forman cada una de las secciones, descargando un PDF independiente para cada capítulo o sección. Para la unificación, basta con subir todos los archivos PDF que queramos, elegir el orden en el que estos se van a unir y descargar el archivo resultante.
Comprimir un documento PDF
Otra función que puede resultar interesante de las herramientas online que estamos comentando es la posibilidad de optimizar y comprimir un documento PDF cualquiera. El objetivo de esta compresión es que el documento final ocupe menos espacio que el original, lo que resulta especialmente útil a la hora de cargar documentos en ciertas plataformas online con límite para el tamaño de archivos. En estos casos, el uso de una herramienta que nos permita comprimir el documento PDF nos hará más fácil cumplir con esas exigencias de tamaño y poder enviar dichos documentos a través de la plataforma sin que se produzca ningún error. De nuevo, el proceso es tan sencillo como hemos mencionado anteriormente: basta con subir el archivo PDF original a la página de conversión online que hayamos elegido y descargar posteriormente el documento ya comprimido.
